Quando si gestisce un’azienda o si è imprenditori, è importante tenere sotto controllo sia gli incassi delle fatture sia i pagamenti da effettuare in modo da non dimenticarli.

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Predisporre un rendiconto delle spese

E’ dunque fondamentale predisporre un rendiconto delle spese da sostenere in modo da prendere nota di tutti i pagamenti effettuati man mano che si verificano.

A questo proposito, si possono predisporre diversi documenti che semplificano l’operato di aziende e imprenditori:

lo scadenzario, in cui si dovrà indicare la situazione delle posizioni aperte da incassare o da pagare;
la sezione incassi e pagamenti, in cui aggiornare cassa e banca di volta in volta.

Per fare tutto questo, è consigliabile creare un archivio cartaceo o digitale in cui gestire ed ordinare tutte le scadenze mensili, evidenziando l’anno di riferimento e i diversi fornitori a cui ci si riferisce.

Oltre all’archivio, è opportuno allegare il libro delle fatture in cui queste siano state inserite in ordine cronologico a seconda della data della fattura oppure ordinate in base al fornitore.

Ogni fattura da registrare deve contenere alcune informazioni essenziali:

numero progressivo;
data di emissione;
data di pagamento;
importo;
spazio per eventuali note.

In questo modo, si avrà un quadro generale per gestire e ordinare le fatture a cui si dovrà accompagnare un altro documento per ricordare i pagamenti da sostenere (si può utilizzare anche un calendario o un’agenda).

Oppure si può creare una tabella con quattro colonne in cui inserire:

numero progressivo;
fornitore;
scadenza del pagamento;

Questo documento vale come strumento consuntivo che dovrà essere aggiornato di volta in volta.

Ad ogni modo, a supporto di aziende e imprenditori, oggigiorno spopolano sempre di più le app per organizzare eventi, appuntamenti e pagamenti: in questo modo, si sarà sempre consapevoli dell’avvicinarsi di una data scadenza e non si correrà il rischio di non pagare.